Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Chứa Hàng
Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi.
Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.
1. Lưu ý về kinh nghiệm thực tế được đúc rút
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật).
Khi xuất nhập hàng
 
+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.
+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
 
+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng
+ Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
+ Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
+ Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.
Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
 
+ Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu.
+ Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.
+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.
Sắp xếp hàng hóa trong kho
 
+ Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.
Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
 
+ Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
+ Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)
Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho
+ Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
+ Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ…
2. Một số sai lầm thường gặp phải trong quản lí hàng tồn kho
Chúng tôi xin đề cập đến một số sai lầm mà các DN thường xuyên mắc phải trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của DN mình.
 
Không xác định định mức tồn kho định kì.
 
Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Nếu DN chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật tư định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì DN sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của DN cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.
 
Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học
 
Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.
Không kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên
 
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được sắp xếp khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.
Không dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng như đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ.
 
Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách với nhau:
- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).
 
- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
Có một vài gợi ý với bạn như vậy.
- Nếu như bạn Kết hợp giữa quản lý kho và các phần mềm quản lý hỗ trợ.
Hiện nay có rất nhiều các phương thức chi tiết giúp bạn quản lý kho tối ưu, bạn có thể sử dụng hiệu quả với các ghi chép, sổ sách để kiểm soát hàng hóa, hoăc sử dụng các công cụ hỗ trợ như excel hay các phần mềm như phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Sliver... hiệu quả.Hiện nay có rất nhiều các phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn, giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê người quản lý kho, chi phí kiểm tra những vẫn có được hiệu quả như mong muốn. Sự nổi trội của các phần mềm kho đã được nhiều người sử dụng và ưng ý, hơn nữa chi phí sử dụng khá thấp nhưng đem lại hiệu quả rất cao.Hãy lựa chọn cho mình phương thức quản lý hiệu quả nhất và thích hợp nhất cho bạn.
- Nếu như bạn không có phần mềm để sử dụng, thì bạn có thể dùng Excel, xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa.
- Gồm :
1/ Sheet : bảng mã : bạn hãy xây dựng một hệ thống mã hàng, mỗi một mặt hàng mang một mã.
2 / Nhập hàng lên giá kệ.
3 / Xuất hàng
4/ Tồn
5/ Xuất bán.
Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng theo tưng khu vực kệ chứa hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ, cái này thuộc về kinh nghiệm sắp xếp chứ chẳng liên quan gì tới kiến thức kế toán.
Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liên tục và có khả năng bổ sung xem giữa khi phát sinh hàng mới, đại loại có thể gồm một dãy ký tự AAA BBB XXX YYY, ví dụ Tủ lạnh LG loại 150 lít nằm ở khu vực 12-01 (đại khái chia khu vực lưu trữ theo số thứ tự hoặc ma trận số - nếu xếp tầng - 12 -01 nghĩa là khu vực số 12 tầng 1) thì mã có thể là TL.LG150.001.
Thứ 3: Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã, hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt nhất là có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với phần mềm, vì kinh nghiệm cho thấy không nên tin tưởng quá vào phần mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho.
Rồi làm những việc như đã nói ở trên nữa.
Công ty bạn có rất nhiều hàng hóa chủng loại như vậy theo mình để quản lý nhập xuất tốt thì bạn nên làm một File Excel quản lý chi tiết sẽ rất tốt đó . Tốt nhất là bạn nên tạo ra cho mỗi loại hàng hóa một mã quản lý riêng và trên File Excel đó nên làm rõ các cột " Nhập ,Xuất ,Số lượng nhập và xuất từng đợt là bao nhiêu?,Và ngày nào xuất nhập và xuất cho ai ,lý do gì ? thì rất rễ quản lý .
* lưu ý
-Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho.Lợi ích thứ hai đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao.
-Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.
- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
- Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
-Nơi lưu trữ hàng tồn của bạn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết. Nếu bạn lần đầu tiên làm chủ doanh nghiệp, bạn sẽ không có doanh số của những năm trước để theo dõi, do đó bạn phải bắt đầu từ những con số, kế hoạch dự đoán cụ thể
-Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa cũng là 1 kinh nghiệm cho các chủ doanh nghiệp. Ví dụ như quần áo thời trang, trang sức, quà lưu niệm theo phong trào… vì đây là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Đối với những doanh nghiệp chuyên bán những món hàng không tính đến yếu tố thời gian như máy móc, thiết bị văn phòng, các sản phẩm thiết yếu thì tương đối dễ chịu hơn trong việc quản lý hàng tồn kho vì các sản phẩm này cũng có 1 khoảng thời gian dài trước khi hao mòn
-Tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành động mà bạn hay nghĩ tới ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng. Đương nhiên trong bảng báo cáo tài chính, bạn phải ghi nguyên giá tài sản, nhưng thực ra bạn phải giảm 15% đến 25% để trành tình trạng ứ đọng hàng hóa, bạn phải chịu 1 khoản lỗ. Mặc dù đây không phải là giải pháp tốt nhất, nhưng nó giúp bạn lấy được 1 phần vốn đã bỏ ra, còn hơn là duy trì tình trạng này với những chi phí phát sinh. Do đó, cần thiết phải dự đoán chính xác lượng cầu và chỉ đặt sản xuất đối với những hàng hóa mà bạn chắc chắn mình sẽ tiêu thụ được
Nguồn : Coppy và Chỉnh sửa